5 conseils pour sécuriser votre projet GTA

12 avril 2021 |

5 conseils pour sécuriser votre projet GTA

Gestion administrative simplifiée, plannings zéro défaut, économies d’échelle : un outil digital de gestion des temps et des activités apporte énormément aux entreprises. Mais pour en tirer tous les bénéfices, mieux vaut partir du bon pied. Une transformation RH se prépare ! Explications avec Eddy Rode, directeur Services au sein de Gfi.

1 - Définissez avec précision
votre périmètre fonctionnel

« Le risque numéro 1, c’est un loupé dans la qualification du besoin… La garantie de rater son projet GTA et plus largement sa transformation RH ! », prévient Eddy Rode, directeur Services au sein de Gfi Chronotime. C’est pourquoi, la rédaction d’un cahier des charges le plus détaillé possible doit être assuré par le métier et les ressources humaines. Ces dernières maîtrisent les usages internes, connaissent les réglementations, les différentes conventions collectives qui cohabitent, pensent aux besoins de l’ensemble des filiales, etc. « Cela permet de contextualiser au plus près des attendus », assure Eddy Rode. 

Et parce que les solutions GTA autorisent l’hyperpersonnalisation : n’hésitez pas à penser votre outil en fonction de votre secteur. D’autant que bien définir son périmètre fonctionnel évite les mauvaises surprises en termes de délais et de coûts. 

2 - Fixez-vous des échéances tenables

« Du petit au grand compte, un projet de gestion des temps et des activités peut prendre entre quatre mois et un an » note Eddy Rode. Mais quelle que soit la taille de votre entreprise et votre projet de transformation RH, il convient de se fixer une date de déploiement tenable, réaliste et adaptée. Inutile d’être pressé et de se bloquer sur des échéances déconnectées du terrain. Mieux vaut partir à point avec un planning cohérent.

3 - Mobilisez et impliquez une équipe projet

Composez une équipe projet solide et polymorphe : un sponsor exécutif, la DRH, la DSI et le représentant des utilisateurs. Embarquez aussi des membres de l’équipe RH, idéalement les « experts paie » au cœur des attentes de la GTA. « Une équipe projet multiple, c’est la garantie d’arriver à un consensus sur le bon paramétrage de la solution », appuie l’expert. L’assurance d’avoir un staff projet disponible et mobilisé. 

Mobilisez et impliquez une équipe projet

4 - Ne faites pas l’impasse
sur la communication et la formation

Un projet de gestion des temps et des activités, on en parle dès le départ, puis à chaque étape de l’avancement des travaux. Miser sur votre équipe RH pour créer des ressources de communication adéquates. Le temps est à l’anticipation et au désamorçage des craintes et réticences. Quant au volet conduite du changement, ne faites pas l’impasse ! « La bonne méthode ? L’intégrateur désigne une équipe de formateurs internes au sein des ressources humaines, explique Eddy Rode. Ils vont s’approprier l’outil et dispenser ensuite une formation sur mesure aux collaborateurs. Après tout, ces sont les mieux placés en termes de connaissance de l’entreprise et des métiers ». 

5 - Optez pour un déploiement adapté
à votre contexte

Dans l’IT, les big bangs radicaux sont rarement efficaces ! Votre transformation digitale et RH doit se faire étape par étape. À l’étape déploiement, focalisez-vous sur un échantillon test : la population la plus complexe du point de vue réglementaire, ou une zone géographique donnée par exemple. « Mieux vaut débuter le déploiement sur un périmètre restreint puis poursuivre progressivement, conseille Eddy Rode. De quoi ajuster ses actions si besoin. ». 

Bref, un seul objectif en tête : l’adoption sans accroc de votre nouvelle solution de gestion des temps et des activités ! 

 

 

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