11 février 2020 |

L’UX au cœur de votre projet de gestion des temps

Bien appréhender l’expérience utilisateur (UX) est un préalable indispensable à tout projet de gestion des temps et des activités. Recueil de bonnes pratiques avec Eric Hansart, Product Manager pour Chronotime Workplace, et John Hamard, UX designer et ergonome.

Un objectif
trois leviers

Le bien-être des collaborateurs est aujourd’hui un enjeu de taille. On le sait, une équipe motivée est un signe de bonne santé de l’entreprise. Parmi les nombreux leviers sur lesquels agir, trois attirent particulièrement l’attention. La qualité de l’espace physique de travail tout d’abord, qui regroupe toutes les problématiques d’accessibilité, d’agencement de bureaux, de performance des installations et des services. Le style de management ensuite, qui impacte largement le bon déroulement des projets. Enfin, la qualité des supports et outils utilisés au quotidien par les collaborateurs.

Si l’UX, qui représente la qualité de l’expérience vécue par l’utilisateur dans toute situation d’interaction, est à l’œuvre sur ces trois leviers, son apport est capital pour la performance des supports et outils. Cette démarche joue un rôle clé dans le développement de solutions logicielles en phase avec les besoins, en particulier dans le domaine de la gestion des temps et des activités.

À la vie comme au travail
de la simplicité avant tout

Avec un mode de vie résolument connecté, les collaborateurs d’aujourd’hui recherchent des solutions et outils intuitifs, simples à utiliser. “Aujourd’hui, les utilisateurs cherchent à avoir des applications métiers qui sont aussi simples d’utilisation que les applications personnelles qu’ils utilisent au quotidien pour dialoguer avec leurs amis ou leur famille” explique Eric Hansart, Product Manager pour Chronotime Workplace. Il précise : “Aujourd’hui, lorsqu’un manager se connecte, il s’attend à avoir une vision globale et simplifiée des informations dont il a besoin pour bien faire son travail. Qui devrait être là, mais ne l’est pas, qui est en avance ou en retard sur son travail, combien d’heures supplémentaires ont été effectuées depuis le début du mois ? » Dans ce contexte, l’UX s’attache aux besoins réels des utilisateurs, préalable au développement de solutions logicielles adaptées.

Une démarche centrée sur l’utilisateur

Trois critères sont à prendre en compte lorsqu’on s’intéresse à l’utilisabilité : l’efficacité (pouvoir atteindre son objectif), l’efficience (pouvoir l’atteindre au moindre coût, rapidement par exemple) et la satisfaction utilisateur. Dans la démarche UX, l’humain est au centre de la conception. “Il faut pouvoir identifier au plus tôt ce qui est utile et utilisable, ne pas attendre que le produit final soit entre les mains des utilisateurs”, précise John Hamard, UX designer et ergonome au sein de la Branche Software Secteur Public de Gfi. “La première phase de la démarche UX consiste à observer les utilisateurs, comprendre leurs attentes et besoins, ce qui amène ensuite à trier et prioriser des données qui permettront alors de rentrer dans une phase de conception de maquettes. On parle également de démarche itérative centrée sur l’utilisateur puisque ces maquettes sont testées par des utilisateurs afin de pouvoir être améliorées à chaque itération.”

Cette phase de recherche permet également de mieux cerner le profil de l’utilisateur et le contexte dans lequel son travail est réalisé. Elle permet in fine de concevoir des outils dont la prise en main intuitive ne nécessite pas ou peu de formation. Dans le cas d’un logiciel de gestion des temps et des activités par exemple, l’accès facilité à des informations comme le solde de congés ou des documents à valider permet un meilleur taux d’adoption.

Mobilisez et impliquez une équipe projet

Quels sont les bénéfices directs
pour l’entreprise ?

La démarche UX permet de vérifier la pertinence d’une idée avant sa mise en œuvre et de réduire les phases de production, assurant ainsi un gain de temps et d’argent. “Plus on lance ces études suffisamment tôt, plus on identifie les réels besoins rapidement afin d’éviter le développement de fonctionnalités peu ou pas utiles pouvant représenter un coût non négligeable” ajoute John Hamard. On note par ailleurs une économie sur le temps de formation qui peut être redistribué.

Si la démarche UX a été bien pensée en amont, l’application développée révèle alors son plein potentiel. Dans le cas de la gestion des temps, un usage facile pour une meilleure autonomie des employés et un gain de temps pour les managers et RH qui peuvent se consacrer à des activités à plus haute valeur ajoutée.

 

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